Համակարգն աշխատում է բրաուզերում՝ սերվեր, տեղադրում և համակարգային ադմինիստրատոր պետք չեն։ Ստորև ներկայացված է համակարգի հիմնական մոդուլների և գործառույթների համառոտ ակնարկը։
Այցերի բաժինը համակարգում աշխատանքի հիմնական մեկնարկային կետն է։ Այստեղ երևում է, թե որ բժիշկն է տվյալ պահին ընդունում և երբ ունի ազատ ժամեր, ով արդեն եկել է կլինիկա, ով է հիմա ընդունվում, ինչպես նաև որ այցերի հաշիվները դեռ չեն վճարվել։
Ընդունելությունների ժամանակացույցը կազմվում է բժիշկների աշխատանքային գրաֆիկի հիման վրա։ Յուրաքանչյուր բժշկի համար կարելի է սահմանել աշխատանքային ժամերը մեկ օրվա կամ ամբողջ ժամանակահատվածի համար և պատճենել գրաֆիկը հաջորդ շաբաթների համար։ Աշխատանքային ժամանակը բաժանվում է գունային կատեգորիաների՝ ընդունելություն, վիրահատություն, վարչական աշխատանք, ուսուցում, տնային այց և այլն, այնպես որ անմիջապես երևում է, թե բժիշկն ինչով է զբաղված օրվա ընթացքում։ Եթե բժիշկը չի աշխատում, համապատասխան ժամերը չեղարկվում են՝ նշելով պատճառը ձեր կազմած ցանկից, և այդ ժամանակահատվածում գրանցումը փակվում է։
Օրացույցը կարելի է դիտել ամսվա, շաբաթվա կամ օրվա կտրվածքով։ Կարելի է նաև միացնել գրանցումը ժամային հատվածներով (սլոթերով)․ համակարգը ընդունելության ժամանակը կբաժանի ծառայության միջին տևողությանը համապատասխան և կցուցադրի միայն ազատ ժամերը։ Ազատ ժամանակը առանձնացվում է, զբաղվածը նշվում է այցի կարգավիճակի գույնով, իսկ ֆիլտրերով կարելի է էկրանին թողնել միայն անհրաժեշտ բժշկին, մասնագիտությունը կամ ծառայությունը։ Կլինիկան ինքն է կարգավորում աշխատանքային ժամերի միջակայքը, ցանցի քայլը և գույները։
Գրանցում ստեղծելու համար բավական է սեղմել ազատ ժամի վրա։ Սկսեք մուտքագրել ազգանունը կամ հեռախոսահամարը, և համակարգը կառաջարկի բազայում արդեն առկա հաճախորդներին։ Եթե կենդանու տերը դիմում է առաջին անգամ, նրա քարտը ավտոմատ կստեղծվի հենց գրանցման պահին։ Այնուհետև ընտրվում է ընտանի կենդանին՝ անուն, տեսակ, ցեղատեսակ, տարիք, քաշ, սեռ, ստերջացված լինելու տվյալ, անձնագրի համար։ Այս տվյալները մուտքագրվում են մեկ անգամ և հետագայում լրացվում են ավտոմատ։
Ծառայությունները կարելի է ընտրել անմիջապես գնացուցակից կամ բուժման պլանից, կիրառել ակցիա կամ հաճախորդի զեղչը, սահմանել լրացուցիչ զեղչ տոկոսով կամ դրամով, կամ ծառայությունները ավելացնել ավելի ուշ՝ այցի ընթացքում։ Այցին կարելի է մեկնաբանություն կցել, որը բժիշկը կտեսնի ընդունելությունից առաջ։ Եթե հաճախորդը եկել է առանց նախնական գրանցման, այցը կարելի է ստեղծել անմիջապես «Սպասում է» կարգավիճակով։ Այցը տեղափոխել կամ չեղարկել կարելի է մի քանի սեղմումով՝ ընտրելով պատճառը ձեր ցանկից։
Եթե հաճախորդը զանգում է միայն գինը ճշտելու համար, «Նախնական հաշվարկ» գործառույթը ցույց կտա ծառայության արժեքն ու մոտավոր տևողությունը՝ առանց այց ստեղծելու։ Հաշվարկը կարելի է տպել, պահպանել քարտում կամ անմիջապես վերածել այցի գրանցման։
Երկրորդ ռեժիմը կլինիկայի օրվա աշխատանքը ներկայացնում է վահանակի տեսքով։ Այցը հերթով անցնում է «Գրանցված է», «Սպասում է», «Ընդունելության մեջ» և «Ավարտված» կարգավիճակներով, իսկ ադմինիստրատորը ցանկացած պահին տեսնում է՝ քանի հաճախորդ է սպասում, ով է բժշկի մոտ և ով արդեն ավարտել է այցը։ Ցանկը կարելի է ֆիլտրել ըստ ամսաթվի, բժշկի, մասնագիտության, ծառայության և հաճախորդի կատեգորիայի։
Այստեղից կարելի է նաև տպել փաստաթղթեր՝ համաձայնություններ, պայմանագիր, տեղեկաթերթեր․ կենդանու տիրոջ և ընտանի կենդանու տվյալները լրացվում են ավտոմատ։ Այստեղից էլ հնարավոր է ընդունել այցի վճարումը։
Հերթափոխի վերջում բացվում է «Օրական հաշվետվությունը»՝ օրվա կարճ ամփոփումը, որը օգնում է համադրել դրամարկղը և գնահատել գրանցումները։ Հաշվետվությանը կարելի է ավելացնել մեկնաբանություններ օրվա ընթացքում կլինիկայում տեղի ունեցածի մասին։ Եթե անհրաժեշտ է ավելի ամբողջական պատկեր, «Այցերի ամփոփագիր» բաժնում կարելի է ցանկ կազմել ցանկացած պայմաններով, իսկ հաճախ օգտագործվող ֆիլտրերի հավաքածուն պահպանել և հետագայում չկարգավորել այն նորից։
Քարտարանը պահպանում է այն ամենը, ինչ կլինիկան գիտի հաճախորդի և նրա կենդանիների մասին՝ կոնտակտներ, այցերի և բուժման պատմություն, փաստաթղթեր, ախտորոշիչ պատկերներ, լուսանկարներ և վճարումներ։ Տվյալները մուտքագրվում են մեկ անգամ և հետագայում անհրաժեշտ բաժիններում լրացվում են ավտոմատ։
Տերերի մատյանը հաճախորդների բազայի ընդհանուր ցանկն է՝ որոնումով և ֆիլտրերով։ Անհրաժեշտ հաճախորդին կարելի է գտնել ըստ ազգանվան, հեռախոսահամարի կամ քարտի համարի, իսկ ընտրանի կազմել տարբեր պայմաններով՝ անձնական տվյալներ, այցեր և ծառայություններ, ծախսված գումարներ, գործող զեղչեր ու հավատարմության ծրագրեր, վերջին դիմումից անցած ժամանակ և այլն։ Աղյուսակի սյուները կարգավորվում են, պատրաստի ցանկը կարելի է արտահանել, իսկ տողի վրա սեղմելով՝ բացել հաճախորդի քարտը։
Կլինիկան կարող է ստեղծել իր գունային կատեգորիաները, օրինակ՝ «VIP», «մշտական», «բարդ»։ Մեկ հաճախորդը կարող է միաժամանակ ունենալ մի քանի կատեգորիա։ Դրանք տեսանելի են ժամանակացույցում և օգնում են ադմինիստրատորին հասկանալ հաճախորդի կարգավիճակը դեռ մինչև շփումը, ինչպես նաև օգտագործվում են որպես ֆիլտր ընտրանի կազմելիս։ Նույն բաժնում կարելի է նշել հաճախորդների ներգրավման գովազդային ալիքները և հասկանալ, թե որտեղից են գալիս հաճախորդները։
Պատահաբար ստեղծված կրկնվող քարտերը կարելի է միավորել՝ այցերը, փաստաթղթերն ու ֆայլերը տեղափոխելով հիմնական քարտ։ Ջնջված տվյալները տեղափոխվում են զամբյուղ և հնարավոր է վերականգնել, իսկ հին բազան կարելի է ներմուծել Excel-ից՝ կրկնությունների ստուգմամբ։
Կենդանու տիրոջ քարտում հավաքված է հաճախորդի մասին ամբողջ հիմնական տեղեկությունը։ Ցանկացած ներդիրից հասանելի են քարտի համարը, կատեգորիան, առաջին այցի ամսաթիվը, այցերի ընդհանուր քանակը, գործող զեղչերը, վճարումները և պարտքը։ Առանձին պահվում են անձնական տվյալներն ու կոնտակտները․ կոնտակտների քանակը սահմանափակված չէ, և կարելի է նշել, թե որ համարների համար են հասանելի մեսենջերները։ «Ընտանի կենդանիներ» ներդիրում ցուցադրվում են հաճախորդի բոլոր կենդանիները, իսկ յուրաքանչյուր կենդանու համար հասանելի է քաշի փոփոխության պատմությունը։
«Ծանուցումներ» ներդիրից կարելի է հաճախորդին ուղարկել անձնական հաղորդագրություն կամ էլեկտրոնային նամակ, օրինակ՝ բժշկի եզրակացությունը։ Աշխատակիցները կարող են թողնել ներքին աշխատանքային մեկնաբանություններ, որոնք տեսանելի են միայն կլինիկայի ներսում և օգնում են գործընկերներին փոխանցել կարևոր տեղեկություն հաճախորդի կամ կենդանու մասին։ Անհրաժեշտության դեպքում քարտի մուտքը կարելի է սահմանափակել որոշ աշխատակիցների համար, իսկ փոփոխությունների պատմությունը ցույց կտա, թե ով և երբ է խմբագրել տվյալները։
Ընտանի կենդանու քարտում հասանելի են այցերը, հիվանդության պատմությունը բժշկի փաստաթղթերով, բուժման պլանները, հաշիվներն ու դրամապանակը, ուղարկված ծանուցումները, ֆայլերը և փոփոխությունների պատմությունը։ Ֆայլերում կարելի է պահել ախտորոշիչ պատկերներ, անալիզների արդյունքներ, PDF փաստաթղթեր և լուսանկարներ, որպեսզի դրանք միշտ լինեն քարտում, այլ ոչ թե տարբեր նամակագրություններում կամ ֆլեշ կրիչների վրա։
Առանձին պահվում են կենդանու հիմնական տվյալները՝ տեսակ, ցեղատեսակ, քաշ, ստերջացման տվյալ և ալերգիաներ։ Բժիշկը մի քանի վայրկյանում կարող է տեսնել հիվանդի ամբողջ պատմությունը, նույնիսկ եթե նախկինում նրան ընդունել է մեկ այլ բժիշկ։ Ներդիրների կազմը կարգավորվում է ըստ կլինիկայի պրոֆիլի, և ավելորդ բաժինները կարելի է թաքցնել։
Պատվաստումների մատյանը թույլ է տալիս կազմել ընտանի կենդանիների ցանկ՝ ըստ պատվաստումների տվյալների․ երբ է պատվաստումը կատարվել, որ պատվաստանյութն է օգտագործվել, որ հիվանդության դեմ և որ ամսաթվին է նախատեսված հաջորդ պատվաստումը։ Ֆիլտրերով կարելի է ընտրել կենդանիներին ըստ պատվաստման ժամանակահատվածի, հաջորդ այցի ամսաթվի, պատվաստանյութի, հիվանդության, ինչպես նաև կենդանու սեռի և պատվաստման պահին ունեցած տարիքի։
Այսպիսով կլինիկան ստանում է նրանց պատրաստի ցանկը, ում արդեն ժամանակն է հրավիրել կրկնակի այցի՝ կենդանու տիրոջ կոնտակտներով, անհրաժեշտ սյուներով և Excel արտահանման հնարավորությամբ՝ զանգերի կամ հաղորդագրությունների համար։
Պատվաստանյութերը պահվում են առանձին տեղեկատուում, որտեղ նշվում են պատվաստանյութի անվանումը և հիվանդությունը, որի դեմ այն կիրառվում է։ Կլինիկան ինքն է լրացնում այս ցանկը՝ իր արձանագրություններին համապատասխան։ Այս կերպ պատվաստումների վերահսկումը այլևս չի կախված միայն տիրոջ հիշողությունից և օգնում է ձևավորել կրկնակի այցերի կայուն ու կանխատեսելի հոսք։
Բժշկական մոդուլը կառուցված է այնպես, որ փաստաթղթերի լրացումը չխլի ընդունելության ժամանակը․ օգտագործվում են պատրաստի ձևեր, արժեքների ընտրություն՝ ձեռքով տեքստ հավաքելու փոխարեն, և տվյալների տեղափոխում նախորդ այցերից։
Հիվանդի բոլոր փաստաթղթերը դասավորված են մեկ ժամանակագրական շղթայում՝ առաջնային զննումներ, եզրակացություններ, հետազոտությունների արդյունքներ, տեղեկանքներ և քաղվածքներ։ Ցանկացած փաստաթուղթ բացվում է մեկ սեղմումով, իսկ անհրաժեշտ չափանիշներով կարելի է կազմել ընտրանի, օրինակ՝ որևէ ժամանակահատվածի կամ կոնկրետ բժշկի փաստաթղթերը, և տպել ամբողջությամբ կամ միայն անհրաժեշտ մասը։ Հիվանդության պատմությանը կարելի է կցել ախտորոշիչ պատկերներ, անալիզների PDF ֆայլեր և լուսանկարներ․ ամեն ինչ պահվում է բժշկի գրառումների հետ միասին։
Պատրաստի փաստաթուղթը կարելի է պատճենել և օգտագործել որպես նոր փաստաթղթի հիմք, իսկ փոփոխությունների պատմությունը ցույց է տալիս, թե ով և երբ է այն խմբագրել։ Եթե քարտում կան սահմանափակ հասանելիությամբ տվյալներ, դրանց մուտքը կարելի է փակել որոշ աշխատակիցների համար։ Մեկ այլ բժիշկ միշտ տեսնում է նախորդ այցերի ամբողջ պատմությունը, իսկ կենդանու տիրոջ կամ այլ կլինիկայի համար քաղվածք կազմելիս տվյալները ձեռքով հավաքելու կարիք չի լինում։
Փաստաթուղթը կարելի է ձևակերպել երկու եղանակով։ Ձևանմուշը տեքստային փաստաթուղթ է՝ անհրաժեշտ աղյուսակներով, որը բժիշկը խմբագրում է սովորական տեքստային խմբագրիչի նման։ Ձևանմուշները դասավորվում են ըստ կատեգորիաների, կապվում են մասնագիտությունների հետ և կարող են կարգավորվել կլինիկայի բլանկով տպելու համար։
Արձանագրությունը բլոկներից և տարրերից կազմված ինտերակտիվ ձև է՝ ներդիրներ, պատրաստի տարբերակներ, նշման վանդակներ, արժեքներով դաշտեր։ Դրա շնորհիվ բժիշկը հիմնականում ընտրում և նշում է անհրաժեշտ տվյալները՝ երկար տեքստ ձեռքով հավաքելու փոխարեն։ Արձանագրությունը կարելի է նախապես լրացնել նախորդ ընդունելության տվյալներով և պատճենել նմանատիպ հետազոտության համար։
Աշխատանքը արագացնում են նաև պատրաստի բժշկական ձևակերպումները՝ գանգատների, անամնեզի և առաջարկությունների նախապես պատրաստված տարբերակներ՝ դասավորված ըստ կատեգորիաների։ Մեկ սեղմումով անհրաժեշտ տեքստը ավելացվում է փաստաթղթում։ Չօգտագործվող ձևակերպումներն ու ձևանմուշները կարելի է անջատել, իսկ ջնջվածները պահվում են զամբյուղում։ Այսպես ընդունելությունը տեղավորվում է նախատեսված ժամանակի մեջ, իսկ տարբեր բժիշկների փաստաթղթերը պահպանում են միասնական և կոկիկ տեսք։
Բժշկի փաստաթղթից կամ անմիջապես կենդանու քարտից կարելի է ստեղծել բուժման պլան՝ ամբուլատոր, սահմանված ժամկետով, ստացիոնար կամ կանխարգելիչ զննման համար։ Ծառայությունները բաժանվում են փուլերի, նշվում է պատասխանատու բժիշկը, և պլանում երևում է դրա հետ կապված ամբողջ տեղեկությունը՝ այցեր, վճարումներ և բժշկական փաստաթղթեր։ Հաջորդ ընդունելությանը կենդանուն կարելի է գրանցել անմիջապես բուժման պլանից՝ առանց ժամանակացույց վերադառնալու և նախկին նշանակումները հիշելու։
Հաճախ օգտագործվող բուժման սխեմաները կարելի է նախապես ստեղծել որպես ձևանմուշներ՝ ծառայությունների հավաքածու կոնկրետ վիճակի համար կամ համալիր ծրագիր, օրինակ՝ տարեկան հսկողություն կամ վիրահատության նախապատրաստում։ Բժշկին մնում է ընտրել պատրաստի պլանը և հարմարեցնել այն տվյալ կենդանու համար։ Կլինիկան տեսնում է չկատարված նշանակումները և կարող է բուժման կուրսը հասցնել ավարտին՝ հաճախորդին առաջին այցից հետո չկորցնելով։
Դրամարկղն անմիջապես կապված է այցերի և պահեստի հետ․ այն ծառայությունները, որոնք բժիշկը նշում է այցում, ավտոմատ ավելացվում են հաշվին, իսկ վճարումները՝ հաշվետվություններին։ Առանձին տետր կամ առանձին «դրամարկղ» ֆայլ այլևս պետք չէ։
Հաշիվը ավտոմատ ձևավորվում է այցի ծառայություններից, այնպես որ գումարը ձեռքով վերահաշվարկելու կարիք չկա։ Վճարումը կարելի է ընդունել կանխիկ, քարտով՝ տերմինալի միջոցով, կամ առցանց փոխանցմամբ։ Գումարը հնարավոր է բաժանել մի քանի վճարման եղանակների միջև և մեկ վճարումով փակել մի քանի այցի հաշիվ։ Կարգավորումներում կարելի է սահմանել կանխադրված վճարման եղանակը, որպեսզի դրամարկղավարը այն ամեն անգամ նորից չընտրի։
Նույն հաշվին կարելի է ավելացնել նաև պահեստի ապրանքը․ համակարգը ցույց կտա առկայությունը, սերիան և պիտանիության ժամկետը։ Այսպիսով կերը, դեղամիջոցը կամ այլ ապրանքը կարող է վաճառվել այցի հետ նույն հաշվով։ Զեղչը սահմանվում է տոկոսով կամ դրամով, իսկ ակցիան և հաճախորդի զեղչը կիրառվում են մեկ սեղմումով։ Եթե այցից հետո պարզվում է, որ ծառայությունների կազմը փոխվել է, հաշիվն ու համապատասխան գործառնությունները կարելի է խմբագրել։
Դրամապանակը կենդանու տիրոջ անձնական հաշվեկշիռն է համակարգում։ Այն կարելի է համալրել ցանկացած գումարով՝ ընտրելով վճարման եղանակը, իսկ ընթացիկ մնացորդը միշտ երևում է հաճախորդի քարտում։ Դրամապանակից կարելի է վճարել այցերի համար, այդ թվում՝ նույն ընտանիքի այլ կենդանիների այցերի համար, իսկ չօգտագործված գումարը հնարավոր է վերադարձնել։
Այս գործառույթը հարմար է ընթացակարգերի կուրսի կանխավճարների, ստացիոնար բուժման ավանսների և վերադարձներից հետո մնացորդների հաշվառման համար․ այլևս պետք չէ այդ գումարները պահել ընդունարանի թղթային նշումներում։
Բոնուսները նույնպես հաշվեգրվում են դրամապանակին և կարող են օգտագործվել հաշիվը վճարելիս։ Եթե հաշվառման մեջ անհամապատասխանություն է առաջանում, մնացորդը կարելի է ճշտել, իսկ այս գործողության իրավունքը տրվում է միայն համապատասխան լիազորություն ունեցող աշխատակիցներին։ Վճարման պահին աշխատակիցը անմիջապես տեսնում է, թե որ միջոցներով կարելի է վճարել հաշիվը։
Դրամարկղի բաժինը ցույց է տալիս օրվա դրամական շարժը՝ որքան գումար է ստացվել և որքան է ծախսվել, ինչպես նաև բոլոր ձևավորված հաշիվների ցանկը՝ հաճախորդով, գումարով և կարգավիճակով։ Ցանկերը կարելի է ֆիլտրել ըստ ամսաթվի և արտահանել Excel կամ CSV ձևաչափով։ Առանձին հաշվետվությունը ցույց է տալիս միայն չվճարված հաշիվները՝ քանի հաճախորդ ունի պարտք կլինիկային և ինչ ընդհանուր գումարի չափով, որպեսզի հնարավոր լինի ժամանակին հիշեցնել վճարման մասին։
Գործառնությունների մանրամասն հաշվետվությունը ցույց է տալիս յուրաքանչյուր գործարքը՝ վճարումներ, դրամապանակների համալրումներ և վերադարձներ։ Ծառայությունների կտրվածքով հաշվետվությունը ցույց է տալիս, թե ինչից է ձևավորվել հասույթը։ Ծախսերը գրանցվում են նույն բաժնում և բաժանվում կլինիկայի կողմից ստեղծված կատեգորիաների։ Հաճախորդներին կատարված վերադարձները ավտոմատ գրանցվում են որպես ծախս, իսկ մնացած ծախսերը մուտքագրվում են ձեռքով։ Դրամարկղի համադրումը տևում է մի քանի րոպե՝ կես ժամի փոխարեն։
Գնացուցակը համակարգի ֆինանսական մասի հիմքն է․ ծառայության գինը, տևողությունը և կազմը սահմանվում են մեկ անգամ և հետագայում ավտոմատ օգտագործվում գրանցման, հաշվի և հաշվետվությունների մեջ։
Գնացուցակը կարելի է վարել սովորական ցանկի կամ կատեգորիաների ծառի տեսքով, իսկ ծառայությունների հերթականությունը յուրաքանչյուր կատեգորիայի ներսում կարգավորել ձեռքով, որպեսզի հաճախ նշանակվող ծառայությունները լինեն ցանկի սկզբում։ Յուրաքանչյուր ծառայության համար սահմանվում են կոդը, գինը, ընդունելության տևողությունը և մասնագիտությունը․ տևողությունը հետագայում օգտագործվում է գրանցման ժամանակ, իսկ գինը՝ հաշիվ ձևավորելիս։ Աջակցվում են գների տարբեր տեսակներ, օրինակ՝ մանրածախ և ձեռքբերման գին։
Կապակցված ծառայությունները նվազեցնում են ձեռքի աշխատանքը․ եթե կարգավորված է, հիմնական ընթացակարգին ավտոմատ ավելացվում է ուղեկցող ծառայությունը։ Նույն բաժնում կարելի է ստեղծել ծառայությունների հավաքածուներ բուժման պլանների և կլինիկական ուղեցույցների համար։ Գնացուցակը կարելի է ամբողջությամբ ներմուծել ֆայլից և նույն կերպ արտահանել։ Փոփոխությունների պատմությունը պահպանում է, թե ով և երբ է փոխել գինը, իսկ ջնջված ծառայությունները մնում են զամբյուղում։ Գները թարմացվում են մեկ տեղում և անմիջապես կիրառվում գրանցման, հաշվի ու հաշվետվությունների մեջ։
Պահեստի հաշվառումը կարելի է միացնել ըստ անհրաժեշտության․ փոքր կլինիկան կարող է սկզբում աշխատել առանց դրա և ակտիվացնել ավելի ուշ, երբ նյութերի հաշվառման կարիք առաջանա։ Պահեստում հաշվառվում են դեղամիջոցներ, ծախսանյութեր և վաճառքի ապրանքներ։ Յուրաքանչյուր ապրանքի համար պահվում են քանակը, սերիան, պիտանիության ժամկետը և պահեստավորման վայրը։
Ապրանքի մուտքը ձևակերպվում է բեռնագրով՝ նշելով համարը, ամսաթիվը և մատակարարին, որից հետո ապրանքը հայտնվում է պահեստային մնացորդներում։ Մնացորդը ձեռքով չի սահմանվում․ համակարգը այն հաշվարկում է հաստատված գործառնությունների հիման վրա՝ մուտքեր, տեղափոխումներ, դուրսգրումներ, վաճառքներ և գույքագրումներ։ Այդ պատճառով էկրանի մնացորդը միշտ համապատասխանում է համակարգում գրանցված իրական շարժին։
Գույքագրման ժամանակ հաշվառված մնացորդները համադրվում են փաստացի քանակի հետ․ մուտքագրվում է իրական քանակը, և տարբերությունները անմիջապես երևում են։ Առանձին հաշվետվությունը ցույց է տալիս այն ապրանքները, որոնց պիտանիության ժամկետը մոտենում է ավարտին՝ ըստ ժամանակահատվածի, ապրանքների խմբի կամ կոնկրետ անվանման, Excel արտահանման հնարավորությամբ։ Այսպես կլինիկան ժամանակին համալրում է պաշարները և խուսափում ժամկետանց ապրանք պահելուց։
Եթե պահեստը միացված է, յուրաքանչյուր ծառայության համար կարելի է սահմանել ստանդարտ ծախսային հաշվարկ՝ այն նյութերի հավաքածուն, որոնք սովորաբար օգտագործվում են տվյալ ընթացակարգի ժամանակ։ Այցից հետո այդ նյութերը դուրս են գրվում ավտոմատ, իսկ անկանխատեսելի ծախսի դեպքում բժիշկը ձեռքով նշում է, թե ինչ նյութ և ինչ քանակությամբ է օգտագործվել։ Նյութերի հավաքածուն կարելի է պատճենել նմանատիպ ծառայությունից, որպեսզի ամեն ինչ նորից չստեղծվի։
Ապրանքը կարելի է ավելացնել նաև անմիջապես այցում՝ կապելով այն համապատասխան ծառայության հետ, և վաճառել դրամարկղով որպես սովորական մանրածախ ապրանք՝ կեր, դեղամիջոց, աքսեսուար և այլն։ Վերադարձի դեպքում ապրանքը կրկին վերադառնում է պահեստային շրջանառություն։
Իրացման հաշվետվությունը յուրաքանչյուր դուրսգրման համար ցույց է տալիս՝ որ դեղամիջոցը կամ ապրանքը, որ սերիայից և ինչ պիտանիության ժամկետով է դուրս գրվել, որ կենդանու համար, որ ծառայության շրջանակում, որ բժշկի կողմից և երբ։ Այս տվյալները թույլ են տալիս տեսնել ընդունելության իրական ինքնարժեքը՝ ենթադրությունների փոխարեն։
Մոդուլը օգնում է, որ կենդանու տերը չմոռանա այցի մասին, վերադառնա կրկնակի ընդունելության և ժամանակին բերի կենդանուն պատվաստման։
Հաղորդագրությունները ավտոմատ ուղարկվում են ըստ իրադարձությունների՝ այցի գրանցում, տեղափոխում կամ չեղարկում, հիշեցում ընդունելությունից մեկ օր առաջ, պատվաստման հիշեցում, կրկնակի այցի հիշեցում, բժշկական եզրակացության պատրաստ լինելու մասին ծանուցում, կարծիք թողնելու խնդրանք և ծննդյան օրվա շնորհավորանք։ Հաղորդագրության ձևանմուշը կլինիկան գրում է ինքնուրույն, իսկ հաճախորդի անունը, կենդանու անունը, բժիշկը, ամսաթիվն ու ժամը լրացվում են ավտոմատ։ Հասանելի ալիքներն են SMS-ը, մեսենջերները և էլեկտրոնային փոստը։
Կարելի է օգտագործել նաև կասկադային ուղարկում․ սկզբում հաղորդագրությունն ուղարկվում է մեսենջերով, իսկ եթե այն չի առաքվում, ուղարկվում է SMS։ Կլինիկան ինքն է կարգավորում, թե այցից որքան ժամանակ առաջ պետք է ուղարկվի հիշեցումը։ Ծանուցումների պատմությունը ցույց է տալիս յուրաքանչյուր հաղորդագրության ստեղծման և ուղարկման ժամանակը, ալիքը, իրադարձությունը և առաքման կարգավիճակը։
Առանձին կարելի է միացնել ամենօրյա հաշվետվության ավտոմատ ուղարկումը ղեկավարի էլեկտրոնային փոստին, որպեսզի առանց համակարգ մուտք գործելու հնարավոր լինի տեսնել, թե ինչպես է անցել օրը։
Ակցիաները և զեղչային ծրագրերը հաճախորդների հավատարմության երկու պարզ մեխանիզմ են։ Ակցիան ստեղծվում է որոշակի ժամանակահատվածի համար և կիրառվում այցի վրա մեկ սեղմումով, իսկ հետո համակարգում երևում է, թե քանի անգամ են դրանից օգտվել և ինչ արդյունք է այն տվել։ Զեղչը կցվում է հաճախորդի քարտին․ այն կարող է լինել կուտակային, երբ զեղչը ակտիվանում է վճարված ծառայությունների ընդհանուր գումարը որոշակի շեմի հասնելուց հետո, կամ անհատական՝ նախատեսված կոնկրետ հաճախորդի համար։
Գործող զեղչը երևում է հաճախորդի քարտում և ավտոմատ կիրառվում է հաշվի վրա, այնպես որ դրամարկղավարը կարիք չունի այն հիշելու կամ ձեռքով հաշվարկելու։ Անհրաժեշտության դեպքում զեղչի չափը կարելի է փոխել հենց այցում՝ տոկոսով կամ դրամով։ Վիճակագրությունը ցույց է տալիս տրամադրված զեղչերի ընդհանուր գումարը և դրանց արդյունավետությունը, որպեսզի զեղչային քաղաքականությունը հիմնված լինի տվյալների, ոչ թե միայն բանավոր պայմանավորվածությունների վրա։
Աշխատակիցների քարտերը, աշխատանքային գրաֆիկները, դերերն ու լիազորությունները կարգավորվում են համակարգի ներսում։ Կլինիկան ինքն է կառավարում ֆինանսական տվյալների և հաճախորդների բազայի մուտքը՝ չապավինելով միայն աշխատակիցների բարեխղճությանը։
Յուրաքանչյուր աշխատակցի համար ստեղծվում է քարտ՝ մուտքանունով, մասնագիտությամբ և պաշտոնային դերով։ Դերերի հավաքածուն կլինիկան սահմանում է ինքնուրույն՝ ադմինիստրատոր, բժիշկ, դրամարկղավար և այլն։ Աշխատանքից հեռացած աշխատակցին ջնջելու կարիք չկա․ նրա մուտքը արգելափակվում է, իսկ աշխատակիցը մնում է համակարգում, որպեսզի նախկին այցերն ու փաստաթղթերը պահպանեն իրենց հեղինակի մասին տեղեկությունը։
Աշխատանքային գրաֆիկը կարելի է սահմանել մեկ օրվա կամ ամբողջ ժամանակահատվածի համար և պատճենել հաջորդ շաբաթների համար։ Աշխատանքային ժամանակը բաժանվում է գունային կատեգորիաների՝ ընդունելություն, վիրահատություն, վարչական աշխատանք, ուսուցում, տնային այց և այլն, և ժամանակացույցում անմիջապես երևում է, թե բժիշկը ինչով է զբաղված։ Եթե բժիշկը չի աշխատում, համապատասխան ժամերը չեղարկվում են՝ նշելով պատճառը, և այդ ժամանակահատվածում գրանցումը փակվում է։ Այսպիսով ադմինիստրատորը չի կարող հաճախորդին գրանցել բացակայող բժշկի մոտ։
Մուտքի իրավունքները տրվում են ոչ թե առանձին աշխատակցին, այլ դերին։ Յուրաքանչյուր մոդուլի համար կարելի է ամբողջությամբ արգելել մուտքը, թողնել միայն դիտման հնարավորություն կամ թույլատրել խմբագրում՝ ընդհուպ մինչև բաժնի ներսում առանձին գործողություններ։ Օրինակ՝ ադմինիստրատորը կարող է չունենալ ֆինանսական հաշվետվությունների հասանելիություն, իսկ բժիշկը՝ դրամարկղային գործառնությունների։
Գործողությունների մատյանը գրանցում է տվյալների ստեղծումը, փոփոխումը, ջնջումը և արտահանումը։ Այն ցույց է տալիս աշխատակցին, ամսաթիվը, կոնկրետ փոփոխությունը, ինչպես նաև դաշտի նախկին և նոր արժեքները։
Մուտքերի մատյանը ցույց է տալիս, թե ով և երբ է մուտք գործել համակարգ, որ սարքից և որ IP հասցեից, ներառյալ անհաջող մուտքի փորձերը։ Անվտանգության կարգավորումներում կարելի է թույլատրել մուտքը միայն կլինիկայի հաստատված IP հասցեներից, միացնել երկգործոն նույնականացումը և անգործության դեպքում ավտոմատ դուրս գալը։ Վիճելի իրավիճակները հնարավոր է պարզաբանել մատյանի տվյալների հիման վրա, ոչ թե աշխատակիցների հիշողությամբ։
Կլինիկայի ամենօրյա աշխատանքը ավտոմատ վերածվում է չափելի ցուցանիշների՝ հասույթ, միջին հաշիվ, բժիշկների զբաղվածություն, ծառայությունների եկամտաբերություն և հաճախորդների վերադարձի ցուցանիշ։
«Իմ կլինիկան» ամենօրյա ամփոփագիր է, որը թարմացվում է աշխատանքի ընթացքում և ցույց է տալիս այսօրվա եկամուտներն ու ծախսերը, շահույթը, միջին հաշիվը, չվճարված հաշիվների ընդհանուր գումարը, հաճախորդների և կրկնակի դիմումների քանակը, ինչպես նաև ամսվա դինամիկան։ Հասանելի են նաև ցանկացած ժամանակահատվածի հաշվետվություններ՝ օր, ամիս, տարի կամ կամայական միջակայք։ Դրանք հաշվարկվում են միայն փաստացի վճարված ծառայությունների հիման վրա, որպեսզի թվերը համընկնեն դրամարկղի տվյալների հետ։
Ֆինանսական ցուցանիշների թվում են եկամուտներն ու ծախսերը, հաշիվները, միջին հաշիվը, հաջորդ ժամանակահատվածի կանխատեսումը, վճարման եղանակների և վճարողների բաժանումը, բժիշկների և մասնագիտությունների կտրվածքով հասույթը, գովազդային ալիքների արդյունավետությունը։ Ծառայությունների մասով երևում է, թե յուրաքանչյուր ընթացակարգ քանի անգամ է կատարվել, ինչ գումարի չափով և հասույթի ինչ բաժին է կազմում, մինչև կոնկրետ բժիշկ, կենդանի և ամսաթիվ մանրամասնությամբ, ինչպես նաև շահույթը՝ ծախսանյութերի արժեքը հանած։
Անձնակազմի մասով հասանելի են բժիշկների և ադմինիստրատորների ցուցանիշները, ընդունելության տևողությունը, կաբինետների զբաղվածությունը և հաճախորդների վերադարձի ցուցանիշը՝ նոր, մշտական, կորցրած և վերադարձած հաճախորդների բաժանմամբ։ Առանձին հաշվետվություններ կան նաև մոդուլների ներսում՝ չվճարված հաշիվներ և դրամարկղային գործառնությունների մանրամասներ, պահեստի մնացորդներ, պիտանիության ժամկետներ և դուրսգրումներ, մարքեթինգի ծանուցումների պատմություն։ Ցանկացած հաշվետվություն կարելի է արտահանել Excel։
Անվճար Առցանց Առանց պարտավորությունների 30 րոպե